سیستم های مدیریتی
سیستم های مدیریتی رویکرد سیستماتیکی برای اداری فعالیت‌های سازمان فراهم می‌کند. سازمان‌های زیرک و چابک با ترکیب یا انتخاب مناسبی از چند استاندارد سیستم مدیریت مختلف سعی در حداکثر کردن مزایا دارند.
در اکثر سازمان‌ها این ترکیب شامل استانداردهای سیستم های مدیریتی است. البته باید خاطر نشان کرد که سازمان ها در انتخاب، ترکیب و اجرای این استانداردهای سیستم مدیریت کاملا مختارند.
با افزایش و گسترش سیستم های مدیریتی مختلف، نیاز به وجود تعریف‌هایی مناسب از این سیستم ها احساس شد تا بدین وسیله بتوان آن ها را فراگیر کرد و در نقاط مختلف و فرآیند ها و فعالیت های متفاوت به کار گرفت.
در این میان «سازمان های استاندارد» و به خصوص «سازمان بین المللی استاندارد» یا همان سازمان «ایزو» به عنوان اولین گروه های کاری اقدام به تدوین سیستم های مدیریتی استاندارد نمودند.
تعریف سیستم مدیریتی (بر اساس استاندارد ایزو ۹۰۰۰)
«مجموعه ای از اجزای مرتبط به هم یا متعامـل یـک سـازمان بـرای تعیـین خط مشـی ها و اهداف و فرایندهایی برای دستیابی به آن اهداف»
نکته ۱) یک سیستم مدیریت می تواند به یک یا چند رشته تخصصی بپردازد، به عنوان مثـال مـدیریت کیفیـت، مدیریت امور مالی یا مدیریت زیست محیطی.
نکته ۲) اجزای سیستم مدیریت، ساختار سازمان، نقشها و مسئولیت ها، طرحریزی، عملیات، خط مشی ها، رویه ها، مقررات،
باورها، اهداف و فرایندها برای دستیابی به اهداف سازمان را تعیین می کند.
نکته ۳) دامنه شمول یک سیستم مدیریت می تواند کلّ سازمان، حوزه های کاری خـاص و معینـی از سـازمان، بخش های خاص و معینی از سازمان، یا یک یا چند حوزه کاری در میان یک گروه از سازمان ها را شامل گردد.
استقرار سیتسم های مدیریتی
سازمان‌ها با استقرار سیستم های مدیریتی به دنبال آن است تا با استفاده از جدیدترین مفاهیم سیستم مدیریت و بکارگیری تجربیات جهانی، اشتغال ذهنی مدیران را کاهش داده و یک سیستم هدفمند را طراحی نماید. سیستم مدیریتی قادر خواهد بود سازمان را بدون نیاز به نظارت مستقیم مدیریت هدایت کند. مدیران موفق با کمترین کار، بهترین
نتیجه را تامین می کنند. دخالت مستقیم در امور کم اهمیت، سطح تمرکز مدیران ارشد را کاهش داده و وظایف نظارتی را تحت الشعاع قرار می دهد. شرایط و قوانین جامعه به سرعت در حال تغییر است. تمرکز بر این تحولات و تبیین استراتژی های متناسب، نیازمند فارغ شدن مدیران ارشد از امور جزئی سازمان و تعیین کارکرد بهینه سازمان است.
مشکلات پرسنلی، حجم بالایی از مشغله های ذهنی مدیران را تشکیل می دهد و استقرار سیستم های مدیریتی می تواند راه گشای این قبیل مشکلات باشد.
مدیرانی که به علت حجم زیاد کار، از توجه به عوامل بیرونی و تغییرات شرایط و قوانین جامعه غافلند، نمی توانند جهت بهبود فعالیت ها گام بردارند و عمدتا در زندگی شخصی نیز با کمبود زمان مواجه اند. سیستم های مدیریتی (ایزو) به دنبال ایجاد سیستمی است که علاوه بر پاسخگویی به نیازها و فعالیت های جاری، سازمان را به سمت اهداف معین زمان بندی شده رهنمون نماید.
جهت دریافت مشاوره استقرار سیستم های مدیریتی (ایزو) در سازمان خود با کارشناسان گروه پژوهشی صنعتی تسکو تماس حاصل فرمایید.
دفتر مرکزی: ۳۳۳۷۸۱۹۶-۰۴۱ ایمیل:Info@tasscogroup.ir فرم سفارش خدمات مشاوره (دانلود)
مزایای استقرار سیستم های مدیریتی (ایزو)
- افزایش سهم بازار سازمان
- بهبود کیفیت محصولات و تولید اقلام معیوب کمتر
- کاهش هزینه ها از طریق کنترل فرآیند ها و کاهش دوباره کاریها
- بهبود کیفیت مواد اولیه از طریق الزام کردن تامین کنندگان به اجرای سیستم های مدیریتی
- افزایش رضایت مشتری و تقویت وفاداری آنها
- تسهیل بازاریابی برای صادرات و افزایش توان رقابت
- افزایش فروش با توجه به ایجاد اهرم تبلیغاتی
- شناسایی نقاط ضعف و بهبود مستمر آن
- قرار گرفتن در الویت انتخاب نسبت به سایر شرکت های رقیب برای مشتریان
- دریافت محصولات و خدماتی با سطح کیفیت مناسب و یکنواخت
- ایجاد معیار مناسب برای انتخاب از بین سازمان های مشابه
- افزاش اعتماد به کالا/سرویس ارائه شده از سوی سازمان برای کارکنان
- نیل به درک مناسب از وظایف فردی و اهداف مورد نظر سازمان
- افزایش سطح آگاهی پرسنل و پیگیری نیازهای آموزشی ایشان
- تعیین ارتباط بین واحدها و سطوح تصمیم گیری سازمان
- فراگیری سریع کارها و وظایف توسط کارکنان جدید (با توجه به مکتوب بودن جزئیات اجرای عملیات)
- افزایش سطح کارایی پرسنل
- بهبود رضایت کارکنان
تأثیر فعالیت های مدیریت کیفیت بر اثربخشی سازمانی
فعالیت های مدیریت کیفیت باید بر اثربخشی سازمانی تأثیر مثبتی داشته باشد، این موضوع به این معنا است که پیاده سازی مدیریت کیفیت می تواند از طریق بهبود تخصیص منابع، باعث کمینه شدن هزینه های کلی شود. نتایج مطالعات کارتر نشان داده است که تمرکز مدیریت کیفیت بر فعالیت های بهبود، از راه بهینه کردن فعالیت های کارکنان و اثربخشی فرایندها، سبب افزایش بهره وری می شود.
مک آدام و بانیستر در تحقیق خود به این نتیجه رسیدند که شرکت ها با پیاده سازی مدیریت کیفیت، بهبود در زمان های چرخه تولیدی را بهتر ثبت می کنند و این امر منجر به تمرکز گروهی بر مشتریان داخلی و نیازمندی های آنان می شود.
فعالیت های مدیریت کیفیت علاوه بر کمک به کیفیت محصولات، باعث کاهش دوباره کاری ها، کاهش ضایعات و کاهش میزان ذخیره احتیاطی می شود
این موضوع به این علت است که پیاده سازی مدیریت کیفیت، فرایندهای تولیدی قابل اتکایی را فراهم می کند و موجب به کمینه شدن هزینه های تولیدی و زمان صرف شده بر تولید می شود و به دنبال آن نیز با کاهش زمان تولید، شرکت ها و سازمان ها قادر می شوند تا عملکرد تحویل خود را بهبود دهند.
بحث کیفیت و قدمت آن برمیگردد به حدود صد و یا شاید هزاران سال پیش یعنی از زمانی که تجارت به جایی رسیده بود که تجار سعی بر این داشتند که مازاد محصول خود را به نوعی تغییر دهند که هم سفارش بیشتری دریافت کنند و هم چیزی به عنوان مازاد باقی نماند. کیفیت تمرکزی خاص بر روی سلامت محصول دارد نه نوع آن.
موانع استقرار سیستم‌های مدیریتی (ایزو)
موفقیت سیستم های مدیریت (بر مبنای استانداردهای ایزو) مستلزم تعیین مزایا و منفعت های حاصل از اجرای آن برنامه هاست. موانع اجرایی در این زمینه مربوط به سه حوزه کلی می باشد. در صورتی که اقدامات کاهش و از بین بردن این موانع در سازمان صورت نپذیرد، پیاده سازی و نگهداری سیستم های مدیریت بسیار دشوار و در برخی از مواقع نیز غیر ممکن خواهد بود.
گاهی اوقات مشخص کردن موانع کیفیتی بسیار دشوار است. لذا موانع و محدودیت های کیفیتی در پنج حوزه به شرح زیر می باشد:
۱) پشتیبانی مدیریت از سیستم های مدیریتی پژوهش‌های جهانی نشان می دهد عدم حمایت مدیران ارشد از برنامه‌های اجرایی به عنوان مهمترین مانع کیفی می باشد.
- این مقوله شامل موارد زیر است: عدم تعهد مدیران ارشد
- فقدان رهبری مناسب هزینه های کیفیت مقاومت مدیران میانی
۲) روابط میان کارکنان و مدیران علاوه بر پشتیبانی مدیریت روابط میان کارکنان و مدیران می تواند موانع کیفیتی قابل توجهی در اجرای کیفیت ایجاد نماید. بدون همکاری کامل و همه جانبه مدیران و کارکنان تلاش های سازمانی برای موفقیت بی نتیجه خواهد بود.
۳) ارتباطات انتشار اطلاعات کیفی در سطوح مختلف سازمانی منوط به وجود یک سیستم مدیریتی موثر ارتباطات افقی و عمودی می باشد.
۴) قربانی تغییرات شدن این مسئله هنگامی اتفاق می افتد که یک مدیر زیر ذست خود را در ارتباط با یک مشکل پیش آمده سرزنش کند. دمینگ به مدیران در این زمینه می آموزد، که نتیجه کار کارکنان معمولی از سیستم مدیریت کیفیتی است که توسط خود مدیران پایه ریزی شده است. یعنی کارکنان می توانند گام های کوچک را در جهت بهبود کیفیت بردارند.
اما نقشی در تبدیل فراگرد کاری بد به فراگرد خوب ندارد. مدیر سازمان به عنوان طراح و برنامه ریز مهمترین نقش را موفقیت سازمان دارد.
۵) انزوای مدیریت مدیران با جدا کردن و دوری جستن از کارکنان به تدریج باعث فرسایش و از بین رفتن روحیه همکاری در سازمان می شوند. بنابراین بهترین راهکار برای برقراری ارتباط موثر بین کارکنان و مدیران از طریق گرارش گیری از گارکنان صورت می گردد.
انواع سیستم های مدیریتی
- سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001
- سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی ISO 45001
- سیستم مدیریت محیط زیست ISO 14001
- سیستم تائید صلاحیت آزمایشگاههای آزمون و کالیبراسیون ISO/IEC 17025
- سیستم مدیریت ایمنی در زنجیره تامین مواد غذایی ISO 22000
- سیستم مدیریت ایمنی، بهداشت و محیط زیست HSE-MS
- سیستم یکپارچه مدیریت IMS
- مدیریت فرآیند شکایات مشتری ISO 10002
- سیستم دستیابی به منافع مالی و اقتصادی ISO 10014
- سیستم خاص تجهیزات پزشکی، دندان پزشکی و آزمایشگاهی ISO 13485
- سیستم مدیریت کیفیت صنعت خودرو سازی ISO/TS 16949
- سیستم مسئولیت اجتماعی ISO 26000
- سیستم مدیریت امنیت اطلاعات ISO 27001
- سیستم مدیریت کیفیت ویژه صنایع نفت، پتروشیمی و گاز طبیعی ISO/TS 29001
- مدیریت ریسک (بحران) ISO 31000
- سیستم مدیریت انرژی ISO 50001
- سیستم ارزش گذاری برند ISO 10668
- مدیریت تعالی سازمان EFQM
- مدیریت زنجیره تامین
دانلود انواع پکیج های مستندات سیستم های مدیریتی و روش اجرایی اجرایی در وب سایت تسکوشاپ
ایزو (ISO)
سازمانی است که مقر آن در ژنو می باشد و به صورت غیردولتی و بین المللی است که در ۲۴ فوریه سال ۱۹۴۷ تاسیس یافت. این سازمان متشکل از موسسه های ملی استاندارد کردن ۱۳۰ کشور بزرگ و کوچک، صنعتی و در حال توسعه از کلیه مناطق دنیا می باشد.
وظیفه اصلی ISO توسعه استاندارد کردن و فعالیت های مرتبط در جهان با نگرشی تسهیل کننده نسبت به تبادلات بین المللی کالاها و خدمات، بهبود همکاری در محدوده علمی، فنی، اطلاعاتی و فعالیت های اقتصادی و حمایت از تولید کننده و مصرف کننده می باشد.
سازمان بین المللی استاندارد (ISO)
: ISO تدوین استانداردهای فنی و اختیاری را بر عهده دارد. این استانداردها تقریباً شامل کلیه موارد مربوط به تکنولوژی می گردد و نیز کمک به ساخت و عرضه کالاها و خدمات موثرتر، ایمن تر و بهداشتی تر می نماید. استانداردهای ISO تجارت و بازرگانی بین کشورها را آسان تر و صحیح تر می کند و بطور کلی از مصرف کنندگان کالاها و خدمات حمایت کرده و زندگی آنها را تسهیل می نماید
تاریخچه ایزو
هرچند که قدمت اولین استاندارد سیستم کیفیت به دهه ۵۰ و تدوین استاندارد MIL-Q-9858A به نام نیازمندی های برنامه کیفیت در ارتش ایالات متحده برمی گردد؛ اما امروزه ما استانداردهای سیستم های مدیریتی را به نام استاندارد های ایزو می شناسیم.
سازمان جهانی استاندارد سازی یا ایزو (ISO) و یا به عبارت بهتر I.S.O در سال ۱۹۴۷ و پس از نشست ۲۵ کشور به صورت رسمی تأسیس و از همان بدو تأسیس با تشکیل کمیته های فنی به تدوین استاندارد های گوناگون پرداخت. در سال ۱۹۷۹ کمیت های بهنام تضمین کیفیت و مدیریت کیفیت در این سازمان تشکیل شد که هدف آن تدوین استانداردهایی برای تضمین کیفیت کالا و خدمات بود.
به دنبال تلاش های این کمیته در سال ۸۶ اولین استاندارد مربوط به سیستم های کیفی تحت عنوان واژه شناسی کیفیت و تعریف مفاهیم، تحت شماره ISO 8402 منتشر گردید و به دنبال آن در سال ۱۹۸۷ با استفاده از استاندارد BS 5750 بریتانیا و سایر استاندارد های کیفی همچون استاندارد هاینظامی موجود، اولین سریاز استاندارد های سیستم کیفیت با شماره ۹۰۰۰ از سوی سازمان بین المللی استاندارد منتشر گردیدند.
سری استاندارد های ۹۰۰۰ در ویرایش ۸۷ اگرچه معرف یک سیستم کیفیت بودند اما از قابلیت چشم گیری در بهبود سیستم های کیفی سازمان برخوردار نبودند؛ لذا در سال ۱۹۹۴ مورد بازنگری قرار گرفتند و در ویرایشی جدید به عنوان استانداردهای تضمین کیفیت به مجامع علمی، صنعتی و خدماتی معرفی شدند.
از آنجا که سری استانداردهای ISO 9000 به عنوان استانداردهای مطرح در سطح بین الملل برای انتخاب، استقرار و افزایش توان سیستم های مدیریت کیفیت می بایست متناسب با پیشرفت علم مدیریت کیفیت بازنگری می شدند این استانداردها دو مرتبه دیگر و در سال های ۲۰۰۰ و ۲۰۰۸ و ۲۰۱۵ مورد بازنگری قرار گرفتند.
در بازنگری های صورت گرفته، استاندارد ۹۰۰۱ که با نام استاندارد سیستم مدیریت کیفیت شناخته می شود، به عنوان کاملترین این استانداردها تدوین و در اختیار عموم قرار گرفته است
امروزه سازمان استاندارد جهانی، ایزو و تمامی سازمان های صادرکننده گواهینامه های ایزو معتقدند که استقرار این سیستم ها در نهایت منجر به بهبود عملکرد تجاری، و کسب و کار سازمان های دریافت کننده گواهینامه می شود
سازمان جهانی استاندارد (ISO)
تدوین استانداردهای فنی و اختیاری را بر عهده دارد. این استانداردها تقریباً شامل کلیه موارد مربوط به تکنولوژی می گردد و نیز کمک به ساخت و عرضه کالاها و خدمات موثرتر، ایمن تر و بهداشتی تر می نماید. استانداردهای ISO تجارت و بازرگانی بین کشورها را آسان تر و صحیح تر می کند و بطور کلی از مصرف کنندگان کالاها و خدمات حمایت کرده و زندگی آنها را تسهیل می نماید
